河北新闻网讯（魏海兴、杨新利）盐山联社智能档案管理系统经过近半年的试运行，于去年12月正式开通启用。该系统实现了完全自动化的批量报表、定期自动生成、自动刻录报表电子文件到光盘进行存档备份功能，既节省了人力物力又提高了对业务批量报表的管理和查询能力，每年还能节省费用50余万元。
近年来，随着信用社业务的不断发展，业务量越来越大、业务种类越来越多，这样导致需要通过综合网络系统打印存档的批量报表也越来越多。业务批量报表的打印、装订、整理、存档、保管、调档、查阅等一系列工作占用了大量的人力与财务资源。以2015年为例，全年打印批量报表需要的连续打印纸近800箱，加上打印耗材费用、存储费用、人员费用、管理费用等至少要花费几十万元。为此，2016年6月，该联社基于对批量报表管理模式的创新探索，引进了“智能档案管理系统”。该系统每日定期从综合核心系统获取数据并生成批量报表，并以PDF文件格式将批量报表定时刻录到光盘进行脱机存储。为保证批量报表备份文件安全，系统在存储PDF报表文件时对每个文件进行了密钥验证，批量报表PDF文件同时刻录到A、B两张光盘上进行分开保存，未到报废期的报表每两年对光盘进行一次复制，以保证光盘数据的安全。
为了实现更便捷更智能的管理，该联社研发了专用设备，专用设备集成了6台刻录光驱，可同时对5年、15年、永久档案进行A、B双光盘刻录备份，系统正常运行情况下只需每季度对光盘进行一次更换，“智能档案管理系统”应用后，不仅可以有效节省巨大的耗材成本，还一举解决了档案存放地点分散，档案内容查询不便，库房可存放面积接近饱和等问题，使得报表在部门间、机构间、特别是大集中后的机构部门间高效地传递，提高了报表使用率，增强了数据共享程度。
